Prozessmanagement bei der Hamburg Port Authority (HPA)

Potsdam, 4.5.2016 – Semtation, Hersteller der Prozessmodellierungssoftware SemTalk, gewinnt gemeinsam mit ihrem Kunden Hamburg Port Authority (HPA) den diesjährigen Process Solutions Award 2016. Der Process Solutions Award wurde von der Gesellschaft für Organisation (gfo) während des 11. Process Solutions Day vom 26.-27.04.2016 vergeben. Der Award zeichnet in verschiedenen Kategorien drei Projekte zum Business Process Management (BPM) aus, die hinsichtlich ihres Innovationsgrades und Nutzens mustergültig sind. Die unabhängige Experten-Jury, bestehend aus den bekannten BPM-Experten Prof. Dr. Christine Legner, Prof. Dr. Thomas Allweyer und Sven Schnägelberger, entschied sich in der Kategorie „Prozessmodellierung“ für das innovative Projekt der HPA auf Basis des Tools SemTalk von Semtation.

Prozessmodellierung ist bei der Hamburg Port Authority strategisch

Bereits 2010 hat die HPA die Vorteile des strukturierten Prozessmanagements erkannt und die Stabsstelle „Prozesssteuerung“ geschaffen. Diese hat den Auftrag, als interne Prozessberatung für Abteilungen und Mitarbeiter der HPA zu fungieren.
Ziele waren dabei die Steigerung von Effektivität und Effizienz sowie die Ausstattung der Beschäftigten mit Kenntnissen über Methoden und Werkzeuge des Prozessmanagements. Damit sollte erreicht werden, das Thema Prozessmanagement nachhaltig und unter Verwendung moderner Technologien innovativ im Unternehmen zu verankern sowie Transparenz über die Abläufe im Unternehmen zu schaffen.

Nachhaltige interne Prozessberatung führt zum Erfolg

Die Stabstelle Prozesssteuerung nimmt ihre Aufgabe als interner Sparringspartner und Berater umfassend wahr. In der Zwischenzeit wurden über 400 Prozesse gestaltet, von denen bereits rund 200 veröffentlicht und implementiert wurden. Insgesamt wurden ca. 35 Projekte zum Prozessmanagement durchgeführt und das Know-how an über 30 interne Prozesskoordinatoren mittels Coaching weitergegeben.
Durch die Einführung des Prozessmanagements wurde die Transparenz über die Abläufe im Unternehmen deutlich gesteigert. Die Möglichkeit, Abläufe End-to-End auch über den Tellerrand der eigenen Abteilung zu betrachten, führt zu einem besseren Verständnis der Aufgaben und der Schnittstellen im Unternehmen.

SemTalk bildet professionelle Basis

Schon zu Beginn der Arbeiten entschied sich die HPA nach einer umfassenden Marktrecherche für SemTalk als Softwarebasis für die Modellierung und Steuerung von Prozessen. Ausschlaggebend war dabei, neben der einfachen Benutzerführung auf der Basis Microsoft Visio, vor allem die gute Integration von SemTalk in Microsoft SharePoint, das als strategische Plattform bei der HPA etabliert ist. So kann die Flexibilität von SharePoint u.a. im Hinblick auf die Umsetzung von Freigabe-Prozessen, Anpassung von Metadaten sowie die flexible Einbindung prozess-relevanter Informationen im Prozessportal vollständig genutzt werden.
Beispielsweise nutzt die HPA zur Organisation der Arbeit an Prozessen standardisierte SharePoint-Zusammenarbeitsräume, die von den Prozesskoordinatoren der einzelnen Unternehmensbereiche administriert werden. Prozesse werden per Workflow freigegeben und automatisch dem Prozessportal zur Verfügung gestellt. Die Veröffentlichung von Prozessen und zugehörigen Dokumenten erfolgt mit wenig Klicks in SemTalk. Da SharePoint zu den bekannten Arbeitsumgebungen der HPA-Mitarbeiter gehört, integriert sich das Prozessmanagement in Form des Prozessportals nahtlos in die tägliche Arbeitsroutine.
„Wir freuen uns, gemeinsam mit Semtation den ‚Process Solutions Award‘ zu erhalten“, sagt Dr. Sebastian Saxe, Chief Information Officer und Chief Digital Officer bei der HPA. „Vor allem freue ich mich, dass mit dieser Auszeichnung das Engagement aller am Projekt Beteiligten anerkannt wird, mittels strukturiertem Prozessmanagement die Abläufe im Unternehmen zu verbessern.“
„Der Award ist für uns eine große Freude. Diese Auszeichnung durch die gfo bestärkt uns darin, dass SemTalk die nachhaltige Umsetzung von Prozessmanagement bei unseren Kunden maßgeblich unterstützt.“, sagt Dr.-Ing. Frauke Weichhardt, Geschäftsführerin beim BPM-Spezialisten Semtation.